オンラインでセミナーを開催するには？Zoom初心者にわかりやすく解説

新型コロナウイルスの感染拡大防止策として長く続いた外出自粛生活。会いたい人に気軽に会えない状況に、ストレスを感じた人も多かったのではないでしょうか。

「オンラインツールを使えば、日本中、さらには世界中の人たちと繋がることができます。繋がる楽しさを肌で感じられますよ」

そう語るのは、フリーランスでキャリアコンサルタントとして活動している湯本理絵さんです。セミナー講師や大学の非常勤講師も務める湯本さんは、オンラインで行われる会議や研修のファシリテーター（進行役）としても活躍。会議中にインターネット接続に問題が生じた場合などのテクニカルサポートも得意としています。

「キャリアコンサルタントなのに、なぜZoomイベントのサポートをしているのかと疑問に思う方がいらっしゃるかもしれません。それは、キャリアコンサルタントとして『コミュニケーションが何より大事だと思っているから』です」

以前から仕事でオンラインツールを利用する機会が多かった湯本さんは、「対面によるコミュニケーションが難しくなったコロナ禍においても、皆が社会とのつながりを維持できるように、オンラインツールを利用するための心理的ハードルを下げたい」と考え、Zoom初心者のサポートを始めました。

今でこそ「Zoom」も世の中に浸透してきましたが、湯本さんは3年以上前から、Zoomによる50名規模のオンライン研修やイベントのテクニカルサポートに携わってきたのだそう。いわば「Zoomサポートのエキスパート」である湯本さんは、初心者にとって心強い味方です。

新型コロナウイルスの影響により、社内外のイベントのオンライン化を余儀なくされた担当者も少なくないでしょう。Zoomでイベントを開催するにあたり、何から始めればいいかわからない、基本操作もわからない…。「そんな手も足も出ない状態でも心配ありません！」湯本さんは、Zoomでイベントを主催するために必要な基本操作から丁寧にレクチャーします。

イベントの内容がある程度イメージできている場合には、運営に関する相談に乗ったり、イベントを進行する上で意識したほうが良い点についてアドバイスしたり、オンラインツールの技術面以外の相談にも乗っています。たとえば、オンラインセミナーを開催する際の具体的な注意点について、湯本さんはこう説明します。

「オンラインセミナーでは講師と参加者が直接対面していないため、講師の一方的な長い話が続くと参加者に飽きられてしまいます。2時間のセミナーであれば、15分～20分刻みで、参加者に発言してもらう時間をとるなど、参加者の気持ちを緩める工夫が必要です」

また、湯本さんはZoomの「ホスト（主催者）代行サービス」も提供しています。

「オンラインセミナーなどのイベントを行う際、講師がWebまわりの心配をせずにプログラムの内容に集中できるよう、私がZoomのテクニカル部分をサポートします」

湯本さんは、ブレイクアウトルーム（グループ分け）を作成したり、ディスカッションの時間を設けたり、イベントがスムーズに進むようにサポートしていきます。これらは、Zoomの「ホスト」にしか利用できない機能です。湯本さんがホストを代行することで、講師はWeb上の操作をする必要がなくなり、実際に対面型のセミナーを行っているような感覚で講演に集中することができるのです。

テレワークの推奨で、一気に知名度を上げたWeb会議サービス「Zoom」ですが、ほかのオンラインツールと比較して、どのような点が優れているのでしょうか？ 「今までさまざまなオンラインツールを試してきた」という湯本さんに聞きました。

Zoomの特徴

1．ブレイクアウトセッションが可能（最大50の小部屋に分割することができる）

セミナー参加者全体に対してレクチャーすることもできるし、テーマを深めるために小グループに分けて対話することもできる。

2．ホワイトボード機能がある

言葉だけでは伝えにくい事項などをホワイトボードに書き込み、視覚化することで、参加者の理解を助けることができる。

さらに、他のオンラインツールと比べて、「音声と映像がかなりクリアなのでストレスがないこと」や「URLをクリックするだけで簡単に会議に参加できる手軽さ」もZoomの魅力だといいます。

このように、Zoomの利用にはメリットが多いことは理解できたものの、「もしもイベント中にインターネット接続が途切れてしまったらどうしよう…」など、不安の種は尽きないでしょう。

「万が一、接続が途切れても、イベント自体が中断される心配はありません。ホスト代行がいれば、講師側の接続に問題が生じても、ホスト側でフォローすることが可能です」と、湯本さんは明言します。

参加者側に接続上の問題が生じた場合でも、携帯電話やメールアドレスなど、Zoom以外の連絡手段を確保してサポートにあたるといいます。「今までたくさんの問題解決にあたった経験からトラブルシューティングに強いと自負しているので、私にお任せください」（湯本さん）

Zoom初心者の不安要素を取り除くため、イベントを開催する際のホスト側の心構えについて湯本さんに聞きました。

Q．どのような環境を準備すればよいですか？

A．ホスト（話者）の背景は、何もない壁面などシンプルなほうがいいですね。そのほうが、参加者の気が散ることなく話の内容に集中してもらえます。そのような場所を準備できない場合には、後ろにある家具などに布をかけて隠すだけでも十分効果的です。

Q．特別な機材は必要ですか？

A．明るい部屋であれば照明も不要ですし、「これがなければダメ」というものは特にありません。ただし、事前の通信環境確認は絶対に必要です。そのときに必要だと思えば、照明やヘッドセットなどを用意すればよいでしょう。

Q．「オンラインならでは」の工夫点はありますか？

A．画面の向こうの参加者にもわかりやすいように、ホスト側はリアクションを大きくするよう心掛けたほうがいいでしょう。また、参加者の表情や反応を随時チェックするようにし、困惑しているようであれば、個別にチャット画面で問いかけることもあります。

初めてZoomでイベントを開催しようと思っている人に対して、湯本さんはこうアドバイスします。

「まったくの初心者に対して、Zoomのアプリを入れるところからサポートしたこともありますが、皆さん、口をそろえて『私にもできそう！』とおっしゃいます。Zoomは誰でも使える簡単なアプリなので、まずは気軽に使ってみましょう！」

湯本さんのもとには「実家の両親とZoomをつないでもいいかも」「主婦仲間とZoomでお茶会をしたい」という声も届いているのだそう。ビジネスシーンだけでなく、さまざまな場面で利用できるのがZoomの特徴です。

今後ますます増えるであろうオンラインイベント。「Zoomを使って自分も開催してみたい」と考えている人は、湯本さんにサポートをお願いしてみてはいかがでしょうか？ きっと満足のいくイベントが開催できるはずです。